对于一直重视硬件和化学品耗材开发的印刷商来说，软件就像一个黑匣子，其作用固然重要，但印刷商无须了解太多细节。随着功能强大的软件不断被开发出来，其所起的作用也不仅局限于确保印刷页面的顺利输出。
生产型喷墨印刷系统的软件一直发挥的作用是把数据、图像和印刷语言编译成印刷机能够识读和处理的格式。该作用对单色墨粉生产型印刷机来说比较好理解，但生产型喷墨打印技术和数据的云端处理为色彩、生产效率和设备间通信带来更大挑战。连接数据提供者和打印者之间的新软件需要针对数据处理进行优化，才能够更有效地保证打印机控制系统接收这些数据，并告诉印刷机如何在没有Cray超级计算机帮助的情况下准确喷射数以万计的墨滴。
彩色图像会出现各种问题，时至今日，可变图像很少能以超过200英尺/分钟的速度进行印刷的。虽然采用数字彩色印刷机（HP Indigo、柯达NexPress、施乐iGen、赛康）复制彩色图像的数字印刷技术已经不再陌生，但喷墨技术给色彩管理带来新的挑战，因为色料和连结料不会像墨粉那样容易固化在承印材料表面。
输出内容设计时通常不会考虑具体的输出设备，软件需要针对特定设备的输出进行优化，尤其是应用面市时间相对较短的生产型喷墨系统。
另外一个复杂的问题是黑白特定文档的重新排版，然后以200～650英尺/分钟的速度印刷。AFP格式的数据、PCL控制语言和元代码需要和图像创意软件如InDesign进行整合。性能优异的系统可以在一个文件里处理不同类型的文档，在同一印刷流程中还能针对色彩特性进行优化。
印刷设备供应商不可能开发出适合所有类型的、能够针对各种数据和图像进行优化以驱动印刷系统的软件。许多供应商还需要依赖于其合作伙伴。
这些合作伙伴的作用可能会进一步加强，主要有以下两个原因：
1.不断增多的法规要求；
2.和云端数据同步的要求：输出在纸张和电子屏幕上的效果必须一致。
第一种的作用越来越大，因为新的法规不断出台。这些规则需要一段较长的时间来贯彻，但一旦落实就不太可能变动。法规要求包括：
①遵照法规要求的财务文件的字体属性；
②术语和条例必须放在显著的位置；
③存档记录：确认哪些数据存档，哪些数据提档；
第二种关乎客户交互处理成本。保存客户数据的软件通常挂靠在大型处理机或“云端”服务器上，但这些数据通常和客户收到的打印图像不是完全匹配的。产生客户所看到的数据和呼叫中心电脑屏幕上显示的数据有同步化成本。支付这种交互成本解决了所关注的问题（可能是以小时工资计，但同时也存在定位信息的机会成本）。
“你看到的就是我看到的”这个规则不是数据存储提供商或印刷设备供应商能够轻易实现的。必须借助于软件工具。一些大型的交易服务机构已经开发了自己的软件以满足不断增长的需求。
其他需要依靠第三方软件提供商的有Compart、Crawford Technologies、Neopost、Pitney Bowes、Solimar等。在确定是公司内部开发软件还是采购第三方软件时（大多数软件是半定制的），首先要清楚的关键问题是运行成本以及进一步的开发能力。
要做出正确的判断，首先要明白最终目标。是为了提升客户满意度，或是为了满足法规要求，还是在满足客户要求的前提下让印刷商提高生产量？
为什么鲜有企业愿意自己处理员工的薪酬发放呢？那是因为企业在专注于自己的核心业务时非常难以有精力去应付税务政策的不断调整。同样的道理，印刷设备生产商非常难以从事软件的开发。印刷品只是通信交流的一种方式，其他还包括电子通信和电话通信等。随着越来越多的数据转向云端服务器，并能通过更多的终端进行访问，生产型印刷系统的软件需要能够有效地同这些系统建立通信。我们认为这种变化的趋势会不断加快，生产型印刷机的软件将会更加复杂，且更加重要。
